Organizar la farmacia en vacaciones tiene poco que ver con las vacaciones. Agosto se limita a enseñar lo que ya pasaba el resto del año: todo lo que solo estaba en la cabeza del titular se nota en cuanto el titular no está delante. Lo que se puede hacer al respecto se hace antes de irse, no durante.
Qué se ralentiza exactamente cuando falta el titular
Conviene ser concreto, porque la sensación general de que «todo va más lento» esconde tres cosas distintas.
Lo primero son las decisiones pequeñas que nadie se atreve a tomar. Un cliente pide algo fuera de lo habitual, un comercial ofrece una condición, hay que decidir si se acepta una devolución. Nadie tiene claro hasta dónde puede llegar, así que se espera. Y esperar significa llamarte a ti, que es exactamente lo que no querías.
Lo segundo es lo que solo sabe hacer una persona. El pedido a un proveedor concreto, el trámite mensual, la gestión con el colegio. Si esa persona eres tú o es quien también libra en agosto, eso se para.
Lo tercero es la información que no llega. Con menos gente, turnos partidos y una sustitución nueva, lo que se dice de palabra circula peor que nunca.
¿Qué tiene que estar escrito antes de irse?
Poco, pero muy concreto. Esta es la lista que resuelve la mayor parte.
- Hasta dónde puede decidir cada uno. Importe máximo de una devolución, qué se acepta sin consultar, qué espera a la vuelta. Sin esto, todo se convierte en consulta.
- A quién se llama para qué. Un contacto de referencia por área: mayorista, mantenimiento, informática, colegio, asesoría. En un sitio consultable, no en tu móvil.
- Los procedimientos que solo hacen falta en agosto. Los que se hacen una vez al mes o una vez al año son los que nadie recuerda. Escribirlos lleva veinte minutos cada uno.
- Qué se registra a diario sin excepción. Temperaturas, jornada, lo que aplique en tu farmacia. Los huecos de los registros se concentran siempre en las semanas de menos gente.
- Qué no se hace en agosto. Tan útil como lo anterior. Si el escaparate no se cambia y la revisión de caducidades del almacén se pospone, dilo. Si no, alguien lo hará mal a las prisas o nadie lo hará y no se sabrá.
- Quién es la persona de referencia. Una, con nombre, con permisos suficientes para resolver. No «el equipo».
Esa lista, escrita en un sitio que el equipo pueda abrir desde el móvil, es lo que separa un agosto tranquilo de un agosto con llamadas.
¿Y si entra una sustitución que no conoce la farmacia?
Es el caso más común y el peor resuelto, porque la persona llega en la semana con menos gente disponible para enseñarle.
Lo que funciona es tratar la sustitución como una incorporación corta, no como un apaño. Misma lógica que en cómo incorporar a alguien nuevo en la farmacia, reducida a lo que va a necesitar de verdad en esas semanas: apertura y cierre, recepción de pedidos, encargos, qué se registra a diario y a quién pregunta.
Si eso está escrito de antes, se le da acceso el primer día y se acabó. Si no está escrito, la formación depende de quien tenga un rato libre, y en agosto nadie tiene un rato libre.
La persona de referencia y sus permisos
Delegar en agosto sin haber delegado el resto del año no funciona. La persona a la que dejas al mando tiene que haber tomado decisiones antes, aunque fueran pequeñas, o va a hacer lo prudente: consultarte todo.
Dos condiciones prácticas. Que tenga acceso a lo que necesita, sin depender de contraseñas que solo tienes tú. Y que el equipo sepa que es ella, dicho antes de irte y por escrito, para que no haya discusión sobre quién decide.
Sobre esto en profundidad escribimos en delegar en la farmacia sin quedarse fuera de todo.
Lo que se puede mirar desde fuera sin estar encima
Hay una diferencia entre desconectar y desaparecer. Casi ningún titular quiere desaparecer del todo, y tampoco hace falta.
Con las cosas escritas, revisar cómo va la farmacia son cinco minutos: qué tareas están pendientes, qué avisos hay sin leer, si los registros diarios están completos. Sin ellas, saber cómo va exige llamar, y una llamada a la farmacia en agosto acaba siempre en veinte minutos de consultas acumuladas.
Es la diferencia entre mirar y estar encima, y la marca lo que hay escrito, no la voluntad de desconectar.
Todo esto se apoya en el mismo esquema que recorremos en cómo organizar el equipo de una farmacia, y en un canal donde los avisos lleguen también a quien se incorpora en mitad del verano, como explicamos en comunicación interna en la farmacia.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que preparar el verano en una farmacia?
En mayo o junio. En julio ya hay gente fuera y lo que no esté escrito para entonces se escribe con prisa o no se escribe.
¿Qué dejo por escrito si solo tengo una tarde para prepararlo?
Dos cosas: hasta dónde puede decidir cada uno, y a quién se llama para qué. Son las que evitan más llamadas.
¿Y si mi equipo es muy pequeño y en agosto quedan dos personas?
Entonces la lista de lo que no se hace en agosto es la parte más importante. Con dos personas, decidir qué se aparca es lo que evita que se haga mal lo que sí toca.
¿Debo dejar mi teléfono para urgencias?
Sí, pero acotando qué es urgencia. Si no se acota, entra todo. Escribir tres supuestos concretos que sí justifican la llamada suele bastar.
¿Cómo compruebo a la vuelta si algo se quedó a medias?
Mirando lo que quedó pendiente y los registros diarios. Los huecos suelen concentrarse en fechas concretas, y eso indica qué semana se quedó corta de gente.
Alberto Gómez Ureña es CEO y fundador de MediaValue, la plataforma de gestión de equipo para farmacias. Antes de fundarla, dirigió equipos durante más de quince años en entornos multinacionales.
