Última revisión: septiembre de 2026.
Circulan por el sector cifras de sanción que no se corresponden con lo que dice la norma, y eso genera dos reacciones igual de malas: pánico o incredulidad. Este artículo va con la ley delante.
Qué obliga exactamente
La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019 y en vigor desde mayo de 2019. Dice tres cosas.
Primera. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
Segunda. Ese registro se organizará y documentará mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
Tercera. La empresa conservará los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo aclara el alcance: se aplica a todos los trabajadores, sea cual sea su categoría, a todos los sectores y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño. Una farmacia con dos empleados está dentro.
Qué significa «horario concreto de inicio y finalización»
Que no basta con el horario teórico del contrato ni con el cuadrante colgado en la trastienda. Lo que hay que registrar es la hora a la que cada persona empezó y terminó ese día concreto.
En una farmacia esto tiene un matiz que no aparece en las guías genéricas: los turnos partidos, los cambios entre compañeros y las guardias. Si el registro dice que alguien entra a las nueve porque es lo que pone su cuadrante, pero ese día entró a las ocho y media para cubrir a otra persona, el registro no refleja la jornada real. Y la jornada real es lo que exige la norma.
Qué formatos siguen valiendo
A día de hoy, la norma no impone un formato concreto. Papel, hoja de cálculo, aplicación o terminal de fichaje: lo que se exige es que el registro sea diario, fiable, conservado cuatro años y accesible.
Ahora bien, el criterio del Ministerio de Trabajo insiste en que los registros deben poder consultarse desde el centro de trabajo y estar disponibles de forma que no puedan manipularse a posteriori. Un cuaderno rellenado a lápiz cumple sobre el papel, pero es difícil de sostener ante una inspección si la fecha de las anotaciones no se puede acreditar. Una hoja de Excel editable tiene el mismo problema.
Hay un Real Decreto en tramitación que cambiaría esto y obligaría a un sistema digital. Mientras no se publique en el BOE, lo anterior sigue siendo el marco vigente. El estado del proceso, actualizado, está en el fichaje digital obligatorio.
Qué sanciones aplican de verdad
Aquí es donde circulan las cifras equivocadas, así que conviene ir al texto.
No llevar el registro de jornada, o llevarlo de forma que no refleje la jornada real, es infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS. Las cuantías las fija el artículo 40, en la redacción que le dio la Ley 10/2021 de trabajo a distancia, con efectos desde el 1 de octubre de 2021:
| Grado | Cuantía |
|---|---|
| Mínimo | de 751 a 1.500 € |
| Medio | de 1.501 a 3.750 € |
| Máximo | de 3.751 a 7.500 € |
Dos precisiones que cambian el orden de magnitud respecto a lo que se suele contar.
La sanción se impone por centro de trabajo, no por trabajador. Una farmacia es un centro de trabajo. Esa es la diferencia entre las cifras reales y las que circulan multiplicadas por plantilla.
Y el grado se gradúa. La LISOS permite valorar la intencionalidad, la reincidencia, el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado y si hubo requerimientos previos de la Inspección. Una farmacia pequeña sin antecedentes, que subsana cuando se le requiere, no está en el mismo escenario que quien tiene un registro falseado.
Distinto es el caso de la manipulación sistemática de registros, que puede calificarse como infracción muy grave y entra en otro tramo de cuantías.
Qué mira la Inspección
Tres cosas, por este orden.
Si existe el registro. Si no hay nada, la conversación termina ahí.
Si el registro que existe refleja la jornada real. Aquí entran los cruces: horario público de la farmacia, horario contractual, turnos declarados, cotizaciones. Si la farmacia abre a las nueve y el registro dice que la primera persona entra a las nueve y cuarto, hay una pregunta que responder.
Si se puede acceder a los cuatro años de histórico. Un sistema que solo guarda el mes en curso no cumple, por bien que registre.
La vía más frecuente por la que aparece la Inspección en una empresa pequeña es la denuncia de un trabajador o ex trabajador, normalmente por horas no pagadas o tras un despido conflictivo. Merece la pena tenerlo presente: el registro protege también al titular, porque acredita lo que se trabajó cuando alguien afirma otra cosa.
Cómo se resuelve esto sin montar un lío
Lo que hace falta es que cada persona pueda marcar entrada y salida sin depender de nadie, que quede registrado con fecha y hora, que los errores se puedan corregir dejando rastro de la corrección, y que el histórico esté disponible cuando alguien lo pida.
MediaValue tiene un módulo de registro horario pensado para la operativa de una farmacia: turnos partidos, cambios entre compañeros y correcciones con trazabilidad. Se ficha desde el móvil o desde el ordenador del mostrador, y el titular ve el histórico sin tener que reconstruir nada.
Si tu programa de gestión ya cubre el fichaje, quédatelo: no tiene sentido duplicarlo. Consoft, por ejemplo, explica en su web que Farmatic incorpora control horario con lectura biométrica desde su versión 14, de 2017, y que también admite el registro manual por teclado. Comprueba en cualquier caso que lo que tienes genera el registro diario que exige la norma y que se conserva cuatro años. Lo que ningún programa de gestión cubre es lo que pasa durante esa jornada, y de eso hablamos en organizar el equipo de una farmacia. La parte que sí cubre y la que no, en Farmatic: qué resuelve y qué sigue estando en papel.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado si solo tengo un empleado?
Sí. La Guía del Ministerio de Trabajo es explícita en que la obligación aplica a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño.
¿Vale el registro en papel?
La norma no exige un formato concreto, así que hoy vale siempre que sea diario, refleje la jornada real, se conserve cuatro años y esté disponible. La dificultad del papel no es legal, es probatoria.
¿Cuánto tiempo tengo que guardarlo?
Cuatro años, según el propio artículo 34.9.
¿La sanción es por trabajador?
No con la redacción vigente. El artículo 7.5 de la LISOS tipifica la infracción como grave y el artículo 40 fija de 751 a 7.500 € según el grado, por centro de trabajo.
¿Y el titular, también ficha?
El titular, si es autónomo, no está sujeto al registro de jornada del artículo 34.9, que se refiere a personas trabajadoras por cuenta ajena. Los empleados de la farmacia sí, todos.
¿Tengo que negociar el sistema con alguien?
El artículo 34.9 dice que se organiza mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales. En una farmacia sin representación legal de los trabajadores, la decisión es del titular, dejando constancia del sistema elegido.
Alberto Gómez Ureña es CEO y fundador de MediaValue, la plataforma de gestión de equipo para farmacias. Antes de fundarla, dirigió equipos durante más de quince años en entornos multinacionales.
Este artículo explica el marco normativo general y no sustituye al asesoramiento de tu gestoría o de un abogado laboralista para un caso concreto.
