Un programa de gestión de farmacia lleva treinta años resolviendo el núcleo del negocio, y lo hace bien. Lo que casi nunca se pone por escrito es dónde termina su terreno. Este artículo recorre lo que cubren los principales del mercado, en qué se diferencian y qué parte del día a día no entra en ninguno.
Qué hace un programa de gestión de farmacia
El terreno común es amplio y está muy consolidado. Cualquiera de los grandes cubre, con matices de implementación:
- Dispensación y receta electrónica, pública y privada, con las particularidades de cada comunidad.
- Verificación del medicamento y trazabilidad.
- Stock en tiempo real, mínimos y máximos, control de caducidades.
- Pedidos a mayorista, recepción de albaranes, condiciones comerciales y faltas.
- Facturación al Sistema Nacional de Salud y conciliación de receta.
- Ficha de cliente, historial de dispensación y seguimiento farmacoterapéutico.
- Estadísticas de ventas, márgenes y rentabilidad por familia o por empleado.
A eso se añaden módulos que se contratan aparte según lo que haga cada farmacia: formulación magistral, SPD y emblistado, multialmacén, grupos de farmacias, conexión con tienda online, contabilidad.
Es una cobertura seria. Ninguna herramienta generalista se acerca, y por eso no tiene sentido plantear la sustitución de un ERP de farmacia por nada que no sea otro ERP de farmacia.
¿En qué se diferencian los principales del mercado?
Menos de lo que parece en el núcleo y bastante en los bordes.
Tres de los nombres que más aparecen en las farmacias con las que hablamos son Nixfarma, de Pulso Informática; Farmatic, de Consoft; y Unycop, distribuido a través de cooperativas. Los tres cubren dispensación, stock, compras y facturación. Donde se separan es en el catálogo de módulos, en la política de precio, en el soporte y en cómo se accede al dato para explotarlo fuera del programa.
Hemos mirado uno por uno qué declara cada web oficial y qué parte de la operativa diaria se queda fuera:
- Nixfarma: qué resuelve y qué sigue estando en papel
- Farmatic: qué resuelve y qué sigue estando en papel
- Unycop: qué resuelve y qué sigue estando en papel
Un aviso antes de comparar: muchas de las comparativas que aparecen en Google son de directorios de software que ganan dinero derivando contactos al proveedor, y suelen decirlo en su propia página. Merece la pena mirar quién publica lo que estás leyendo, y quedarse con la web oficial de cada uno y con una demo hecha con tus propios datos.
Qué queda fuera en todos ellos
Aquí está la parte útil de este artículo, porque no depende de cuál tengas.
| Lo que gestiona el programa | Lo que no |
|---|---|
| Qué se ha dispensado y a quién | Quién tiene que hacer qué esta semana |
| Stock, pedidos, faltas, caducidades | Si la instrucción que diste ayer se ejecutó |
| Facturación y conciliación de receta | Dónde está el protocolo que redactasteis en marzo |
| Trazabilidad y verificación | Cómo se entera del cambio quien hoy libra |
| Ventas por familia y por empleado | Qué sabe la persona que entró hace dos semanas |
| Ficha de cliente y seguimiento | Quién ha leído la circular del colegio |
La columna de la izquierda está informatizada desde los años ochenta. La de la derecha, en la mayoría de farmacias, sigue funcionando con post-its, cuadernos y grupos de WhatsApp. Y no es un descuido del sector: el ERP nació para gestionar producto y venta, no para coordinar a un equipo que trabaja por turnos. Ese desfase entre las dos columnas es el que explica buena parte de hacia dónde va la farmacia.
¿Y los módulos que sí tocan al equipo?
Existen, y conviene decirlo con precisión porque es donde más se exagera en las dos direcciones.
Farmatic, por ejemplo, declara en su web control de presencia e identificación biométrica, además de planes de incentivos y cuadros de mando. Nixfarma incluye en su módulo de formulación los procedimientos normalizados de trabajo del laboratorio. Los tres ofrecen estadísticas de venta por empleado, que es un dato de rendimiento comercial.
Nada de eso es coordinación del equipo.
Registrar una entrada y una salida resuelve una obligación laboral, y está bien resuelto. No dice quién es responsable de reordenar el lineal antes del viernes, ni deja constancia de que la circular del colegio se ha leído, ni le da a quien entró hace quince días un sitio donde mirar cómo se recepciona un pedido sin preguntar. Son cosas distintas que a veces se agrupan bajo la misma etiqueta de «gestión».
El PNT de formulación es el mismo caso: cubre el laboratorio, que es donde la norma lo exige, y deja fuera los otros diez o quince procedimientos que una farmacia repite cada semana. Sobre eso escribimos en protocolos de trabajo en la farmacia.
Cómo conviven las dos capas
Una farmacia con equipo tiene dos sistemas de información funcionando a la vez. Uno gestiona producto y venta, y está informatizado. El otro gestiona qué hace cada persona, qué se ha comunicado y qué queda por hacer, y en la mayoría de sitios está en papel.
Que el segundo esté en papel tiene un coste que no aparece en ninguna factura: explicar dos veces, buscar el documento, preguntar si alguien lo hizo, rehacer una tarea que ya había hecho otro. Es difícil de medir y se paga todos los días.
La pregunta de si merece la pena una herramienta para esa segunda capa cuando ya pagas la primera la desarrollamos aparte, en ya tengo programa de gestión: ¿para qué quiero otra herramienta?. Y el mapa completo de esa segunda capa, con sus siete frentes, está en cómo organizar el equipo de una farmacia.
Lo que sí conviene tener claro antes de decidir nada: el programa de gestión no se toca. Lo que se decide es qué hacer con lo otro.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor programa de gestión para una farmacia?
Depende de qué módulos necesites, de con qué cooperativa trabajes y de qué soporte tengas cerca. En el núcleo —dispensación, stock, compras, facturación— los tres grandes están al mismo nivel. La diferencia real suele estar en el soporte y en los módulos específicos, así que conviene pedir demo con datos propios.
¿Se puede cambiar de programa de gestión sin perder el histórico?
Los proveedores hacen migración de datos, pero el alcance varía según el programa de origen y la antigüedad. Es la primera pregunta que hay que hacer por escrito antes de firmar, y conviene concretar qué se migra y qué no.
¿El programa de gestión cubre el registro de jornada?
Depende del programa y del módulo contratado. Farmatic declara control de presencia; en otros hay que comprobarlo caso por caso. Lo importante es que la obligación de registro diario de jornada existe con independencia de cómo la cubras.
¿Necesito integrar el programa de gestión con otras herramientas?
Para la operativa de equipo, no. Son dos capas que funcionan por separado sin ningún desarrollo de por medio. Para tienda online, SPD o contabilidad sí hay integraciones y conviene mirarlas antes de contratar.
¿Cuánto cuesta un programa de gestión de farmacia?
No suelen publicar precio: se cotiza por farmacia según módulos, puestos y modalidad de contratación. Hay opciones de pago único y de pago periódico. Pide siempre el desglose de qué entra en la cuota base y qué se factura aparte.
Alberto Gómez Ureña es CEO y fundador de MediaValue, la plataforma de gestión de equipo para farmacias. Antes de fundarla, dirigió equipos durante más de quince años en entornos multinacionales.
